Die DOCBOX® orientiert sich stark am gewohnten papiergebundenen Arbeiten, um den Übergang in die Digitalisierung möglichst einfach zu gestalten. Der Schulungsaufwand ist vergleichsweise gering. Wenn Sie die goldene Regel der EDV „Lesen-Denken-Klicken“ beachten (Achtung, die Reihenfolge ist unbedingt einzuhalten), erschließt sich Ihnen die DOCBOX® nahezu von allein.
Im Allgemeinen landen neue Dokumente im Eingangsfach und werden hier ggf. aufbereitet, dann verteilt und abschließend im Archiv abgelegt. Selbstverständlich können Sie Dokumente auch direkt archivieren, wenn keine weiteren Bearbeitungsschritte erforderlich sind.
Grundsätzlich findet jeder Benutzer ein persönliches und ein allgemeines Eingangsfach sowie, je nach Berechtigung, weitere spezielle Fächer, die nach Bedarf eingerichtet und mit beliebigen Zugriffsrechten versehen werden können.
Diese Fächer können Sie als Ablageziele für Multifunktionsgeräte, Scanner, Emailimport, Autoimport und den DOCBOX® Direktdrucker definieren.
Jedem Fach lassen sich zudem Funktionen zuweisen, sodass z.B. eine automatische Klassifizierung erfolgt und/oder nachgelagerte Prozesse gestartet werden können.
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Die Buttons sind selbsterklärend und mit Pop-Up Informationen ausgestattet.
