Die DOCBOX® ist der sprichwörtliche Wolf im Schafspelz.
Die Oberfläche ist sehr aufgeräumt und übersichtlich gestaltet. Dennoch stehen Ihnen die gleichen Funktionen zur Verfügung, die Sie bei den großen, weithin bekannten Platzhirschen der DMS Branche finden. Zum Teil bietet Ihnen die DOCBOX® sogar Optionen, die dort nur rudimentär oder überhaupt nicht vorhanden sind. Manchmal sind dies auch nur Kleinigkeiten, die aber einen großen alltäglichen Nutzen bringen.
Analog ausgedrückt: Was nützt Ihnen ein teurer Akkuschrauber, der nur rechts herum dreht? Oder ein 6 Meter breiter Kleiderschrank, dessen Innenleben Sie nicht nach Ihren Bedürfnissen gestalten können, ohne jedes Mal einen Tischler kommen zu lassen – kostenpflichtig natürlich.
Hier stellen wir Ihnen in loser Folge Informationen zur Verfügung, die Ihnen die Entscheidung für die DOCBOX® leichter machen.
| Merkmal | DOCBOX® |
|---|---|
| Trennen und Zusammenfügen von PDF Dateien | ja |
| Umstellen von Seiten in PDF Dateien | ja |
| Projektakten aus unterschiedlichen Dateitypen erstellen | ja |
| Suche nach Anmerkungen und Stempeln | ja |
| einfache Erstellung komplexer Suchen | ja |
| Grafischer Workfloweditor | ja |
| Kopieren von Workflows oder Teilen davon zur erneuten Verwendung | ja |
| Hinzufügen von internen oder externen Dokumenten im Verlauf eines Workflows | ja |
| dauerhafte oder befristete Vertretungsregeln in der Administrationsoberfläche erstellen | ja |
| GoBD und DSGVO konforme Löschprotokolle | ja |
| GoBD konforme Emailarchivierung, kein Einsatz eines zusätzlichen Mailarchivierungsprogramms notwendig | ja |
| Anbindung von DATEV oder anderen FiBu-Lösungen ohne hohe Zusatzkosten | ja |
| Abruf beliebig vieler Email-Postfächer | ja |
| regelbasierte Verteilung von Emails im DMS in der Administrationsoberfläche einrichten | ja |
| Unterschreiben und Signieren per Touchpad oder vorhandener Signiersoftware | ja |
| Löschen von Dokumenten aus dem Archiv mit zwingender Angabe des Löschgrundes und Zustimmung eines Löschberechtigten | ja |
| transparente Erstellung von Benutzerrechten | ja |
| Betriebssystem und Endgeräte unabhängige Webanwendung (Windows, MacOS, Linux, iOS, Android) | ja |
| hoch performante Datenbank im Lieferumfang enthalten | ja |
| einfacher Wechsel von Inhouse zu Cloud oder vice versa unter Beibehaltung aller Dokumente, Funktionalitäten, Metadaten und Workflows | ja |
| Cloudbetrieb in einem deutschen Rechenzentrum (KEINE Daten bei Microsoft, Amazon oder Google) | ja |
| einfaches Backup der Datenbank über die Administrationsseite | ja |
| vollständige Administrationsoberfläche, auch in der Cloud | ja |
| minutenschnelle Installation des gesamten Systems | ja |
| relativ geringe Systemanforderungen bei inhouse Betrieb | ja |
| Sonderkonditionen für Bildungseinrichtungen | ja |
Die DOCBOX® ist der Dreh- und Angelpunkt erfolgreicher Unternehmen und seit einigen Monaten auch weltweit bei OSIC (Open Source Imaging Consortium) im Einsatz.
OSIC (Open Source Imaging Consortium) ist eine Kooperation zwischen Wissenschaft, Industrie und Philanthropie, die schnelle Fortschritte im Kampf gegen die idiopathische Lungenfibrose (IPF), fibrosierendeinterstitielle Lungenerkrankungen (ILD) und andere Atemwegserkrankungen, einschließlich emphysematöser Erkrankungen, ermöglichen soll.
Dazu bringt OSIC Radiologen, Kliniker, Datenwissenschaftlicher, Medizintechnikingenieure sowie betroffene Patientinnen und Patienten aus der ganzen Welt zusammen, um die Entwicklung digitaler, bildbasierter Biomarker und Software-Applikationen für die genauere Diagnose, Prognose sowie Vorhersage des Ansprechens auf eine Therapie zu entwickeln.
Als Grundlage für die Entwicklung baut OSIC gemeinsam mit Kliniken aus aller Welt eine Datenbank anonymisierter benötigter Medizindaten auf. Getragen wird OSIC durch seine Mitglieder aus dem medizinisch universitären Bereich sowie durch Mitglieder aus der Medizintechnik- und pharmazeutischen Industrie wie z.B. Boehringer-Ingelheim, Siemens Healthineers, CSL Behring, FLUIDDA, BRAINOMIX, Galápagos, VIDA und imvaria.
Zur fachgerechten elektronischen Verwaltung und Archivierung von Dokumenten greift OSIC nun auf die Vorzüge der DOCBOX®-Cloud-Anwendung zurück.
Das Dokumenten-Management-System (DMS) ermöglicht, gemeinsam erstellte Dokumente rechtssicher an unabhängiger Stelle in der Wolkeninfrastruktur zu archivieren.
Anwender:innen können gemeinsame Dokumente prüfen, digital signieren und freigeben. Erinnerungen an bevorstehende Aufgaben werden aus dem DMS generiert.
Für die DOCBOX® spricht ferner deren bilinguale Ausrichtung:
Frontend, Hilfen, Tutorials und Produktbeschreibungen stehen sowohl in deutscher als auch in englischer Sprache zur Verfügung.
ISO-BA: Mittendrin statt isoliert
Mit fünf Niederlassungen und 13 Außenstellen in Deutschland und Österreich betreut ISO-BA jährlich bis zu 120 Projekte in den Bereichen Isolierung, Brandschutz und Metallteilfertigung.
Zu den namhaften Kunden zählen beispielsweise Fraport, Lidl, Daimler oder Roche.
Seit mehreren Jahren vertraut das Unternehmen bereits den Vorteilen des Managements von Dokumenten mit der DOCBOX®. „Die DOCBOX® sorgt für eine strukturierte Dateiablage. Alle Projekte bzw. die dazugehörigen Dokumente erhalten so eine einheitliche Ordnerstruktur. Das erleichtert unsere Arbeit ungemein“, so Geschäftsführer Murat Basaran.
Etwa 50 Mitarbeitende nutzen den kompletten Funktionsumfang der DOCBOX®.
Der Zugriff auf die DOCBOX® erfolgt über ein Virtual Private Network (VPN). Vor allem auf Geschäftsreisen, im Home Office oder bei dringenden Notfällen kann so auch gearbeitet werden, wenn Mitarbeitende sich nicht im Büro befinden.
Effizienzsteigerung dank Workflows
Mithilfe von fünf verschiedenen DOCBOX®-Workflows digitalisiert und optimiert Iso-Basaran beispielsweise Geschäftsprozesse. So erfolgt eine Steigerung der Effizienz von Prozessen im Unternehmen. Außerdem vermeiden die Workflow-Systeme unnötige Mehrarbeiten durch die Aufzeichnung von wiederkehrenden Prozessen. Schließlich minimieren die Workflow-Prozesse Kosten, sie verbessern die Qualität der Prozesse, sie reduzieren Durchlaufzeiten und sie verbessern die Transparenz der Prozesse.
So wird etwa der gesamte Vorgang der Rechnungsverarbeitung bei ISO-BA durch einen DOCBOX®-Workflow gesteuert.
Ein weiterer Workflow wird im Bereich der Projektfreigabe eingesetzt.
Das betrifft vor allem folgende Fragen:
- Wie kann das unternehmerische Risiko verlässlich eingeschätzt werden?
- Wie wird eine Transparenz geschaffen, auf der fundierte Entscheidungen getroffen werden können?
- Wie werden stabile und schnelle Freigaben erreicht?
- Wie gelingt es, Risikomanagement über den gesamten Projektlebenszyklus zu betreiben?
Ein optimierter Workflow hat eine zentrale Bedeutung in der Projektfreigabe sowie im Auftragscontrolling.
Der Freigabeprozess wird unter Einbezug des DOCBOX®-Workflows sowie effizienter Nachverfolgung deutlich beschleunigt. Ferner ist insbesondere im Rahmen des Angebotsprozesses eine schnelle und effiziente Projektfreigabe erforderlich, um den Kunden termingerecht ein verbindliches Angebot übermitteln zu können.
Der Workflow gesteuerte Prozess ermöglicht dabei schnelle, transparente und standardisierte Projektfreigaben unter Einbindung verschiedener Hierarchieebenen.
Standortübergreifende Versionsverwaltung und E-Mail-Zugriff
Die Versionierung bzw. Versionsverwaltung mit der DOCBOX® spielt bei der gemeinsamen Arbeit der ISO-BA-Mitarbeitenden an Dokumenten, etwa an Excel-Dateien, eine wichtige Rolle.
Durch Versionierung kann auf ältere Versionen eines Dokuments zugegriffen werden und durch Protokollierung der Änderungen können diese jederzeit nachvollzogen werden.
Das DOCBOX®-Modul Versionierung koordiniert den gemeinsamen Zugriff mehrerer Benutzer auf die Dateien. So behalten die Anwender:innen den Überblick über den Status ihrer Dokumente. Die jeweilige Version verfügt sowohl über einen Zeitstempel als auch über eine Benutzerkennung.
Mit dem Modul OutlookConnect archiviert ISO-BA alle E-Mails und deren individuelle Anhänge automatisch und revisionssicher in die DOCBOX®.
Genauso leicht kann per Schnellsuche auf archivierte E-Mails zugegriffen werden. Dadurch werden alle E-Mails sowie die Anhänge den jeweiligen Projekten in der DOCBOX® zugeordnet, und die Mitarbeitenden können standortübergreifend auf die Dokumente zugreifen.
Über ISO-BAsaran GmbH, Worms:
Die ISO-Basaran GmbH wurde im Oktober 1995 in Worms von Murat Basaran gegründet und bietet zurzeit über 150 Mitarbeitern einen festen und zukunftsorientierten Arbeitsplatz. Das Unternehmen konnte seinen Wirkungsbereich als Spezialist für Isolierung im Bereich Wärme-, Kälte-, Schall- und Brandschutz, sowie in der Metallverarbeitung schnell von der regionalen Ebene auf ganz Deutschland erweitern.
Mit vielen erprobten Partnern aus dem Bau- und Isolierhandwerk hat ISO-BA mittlerweile über 500 Projekte für eine Vielzahl von Industrie-Branchen erfolgreich realisiert. Mit der Eröffnung der zweiten Niederlassung im Januar 2020 in Berlin – sowie aktuell einer weiteren Niederlassung in München und einer in Österreich – unterstreicht das Unternehmen seine Positionierung im Markt, hat mehr Raum für die Projekte der Zukunft geschaffen und sein Leistungsspektrum und das Einzugsgebiet maßgeblich erweitert.
GoBD-konform archivieren mit der DOCBOX®
Für Unternehmen besteht grundsätzlich eine Archivierungspflicht für jegliche Korrespondenz, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird.
Das betrifft beispielsweise Rechnungen, Aufträge, Reklamationsschreiben, Zahlungsbelege und Verträge.
Weil all diese Dokumente heute auch per E-Mail versendet werden, gilt die Archivierungspflicht ebenfalls für E-Mails sowie alle relevanten E-Mail-Anhänge.
Unter Archivierung wird dabei eine langfristige Datenspeicherung auf separaten Datenträgern verstanden. Der Zweck ist nicht die Datenwiederherstellung, wie etwa in einem Backup, sondern die Erfüllung von Dokumentationspflichten. Welche Daten wie lange vorzuhalten sind, ist gesetzlich im Wesentlichen im Handelsgesetzbuch (HGB) sowie in der AO (Abgabenordnung) geregelt.
Die Grundlagen der E-Mail-Archivierung ergeben sich aus den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).
Diese Vorgaben regeln die Anforderungen an die Buchführung und die Aufbewahrung von Daten, welche steuerrechtliche Relevanz haben. E-Mails mit Steuerrelevanz müssen getrennt von nicht steuerrelevanten und privaten E-Mails aufbewahrt werden.
Die wesentlichen Aspekte der GoBD betreffen folgende Grundsätze:
- Unveränderbarkeit
Es muss sichergestellt sein, dass Dokumente nachträglich nicht geändert oder manipuliert werden können. Dies kann sowohl hardware- als auch softwareseitig erfolgen. Eine Verfahrensdokumentation muss zwingend erstellt werden. - Zugriff
Bei Bedarf müssen die Dokumente schnell verfügbar sein. - Zuordnung
Es muss klar sein, welchem Geschäftsvorfall oder Projekt ein Dokument zugeordnet ist. Gefordert ist eine nachvollziehbare, nachprüfbare, vollständige, richtige, zeitnahe, geordnete und unveränderbare Aufbewahrung relevanter Unterlagen. - Aufbewahrung
Alle Dokumente müssen solange aufbewahrt werden, wie es die Gesetze fordern.
Steuerrechtliche Vorschriften haben jeweils eine größere Bedeutung. Oft ist es das Finanzamt, das bei einer Betriebsprüfung die entsprechenden Dokumente einsehen will. Wer den Anforderungen nicht nachkommt, kann wegen Verletzung der Besteuerungsgrundlage belangt werden. Das kann sogar als Steuerhinterziehung gelten und strafrechtliche Konsequenzen oder die persönliche Haftung von Vorständen und Geschäftsführern nach sich ziehen. - Datenzugriff durch Finanzbehörde
Finanzbehörden haben gemäß Abgabenordnung das Recht, auf archivierte E-Mails zuzugreifen, sofern eine steuerliche Außenprüfung durchgeführt wird. Hinsichtlich der Datenzugriffsart sind der unmittelbare Datenzugriff (Finanzbehörde erhält direkten Zugang zum System mit Leserechten), der mittelbare Datenzugriff (Finanzbehörde erhält lediglich maschinelle Auswertung) und Datenträgerüberlassung zu unterscheiden. - Datensicherheit
Das Daten-Verarbeitungssytem ist gegen Verlust zu sichern. Beispielsweise gegen Unauffindbarkeit, Vernichtung, Untergang und Diebstahl, Zudem ist es gegen unberechtigte Eingaben und Veränderungen zu schützen, etwa durch Zugangs- und Zugriffskontrollen. Zur Sicherheit gehört auch die Beschreibung der Vorgehensweise zur Datensicherung. Sie ist Bestandteil der Verfahrensdokumentation
Rechtskonform archivieren mit der DOCBOX®
Die Anforderungen an eine rechtskonforme E-Mail-Archivierung lassen sich aus den oben genannten Grundsätzen ableiten.
Eine Herausforderung für Unternehmen stellen insbesondere die Faktoren „Unveränderbarkeit“ und „Aufbewahrung im Original“ dar.
Im Bereich der aufbewahrungspflichtigen E-Mails kann dies nur dann vollständig gewährleistet werden, wenn eingehende Mails bereits archiviert werden, bevor sie die Empfänger erreichen und sich somit Möglichkeiten für Veränderungen ergeben.
Bei ausgehenden Mails ist dasselbe Vorgehen, eine Archivierung direkt nach dem Versenden, empfehlenswert. Auch der Ort der Speicherung von E-Mails nimmt einen zentralen Einfluss darauf, ob die Archivierungsvorgehensweise GoBD-konform und somit rechtssicher ist.
Eine rechtssichere E-Mail-Archivierung ist mit der DOCBOX® realisierbar.
Manipulationssicherheit, Vollständigkeit und auch Zugriffsmöglichkeiten für Mitarbeitende und Finanzbehörden lassen sich durch das Dokumenten-Management-System mit der DOCBOX® sicherstellen.
Durch die DOCBOX® ergeben sich dadurch effektive und effiziente Möglichkeiten der Rechtssicherheit und Produktivitätssteigerung in jedem Unternehmen.
Es ist jedoch nicht nur die Rechtssicherheit, welche für eine professionelle E-Mail-Archivierung mit der DOCBOX® spricht.
Der Funktionsumfang des DMS umfasst auch die Möglichkeit, E-Mails und Anhänge via Volltextsuche zu durchsuchen. Für Benutzer:innen wird zudem ein aufwendiges Ordnen und Sortieren von E-Mails überflüssig, da eine automatische, strukturierte Speicherung in einem unabhängigen Archiv erfolgt. Bei einer größeren Nutzeranzahl sind hierdurch weitere deutliche Kostensenkungen realisierbar.
Die Archivierungssoftware DOCBOX® bietet eine automatisierte und revisionssichere E-Mail-Archivierung. Dabei unterstützt die DOCBOX® neben Microsoft Exchange Server, Microsoft Outlook auch alle weiteren E-Mail-Anbieter mit IMAP-Protokoll. Der Konnektor zwischen der DOCBOX® und der E-Mail-Anwendung sorgt für eine reibungslose Unternehmenskommunikation.
Mithilfe von elektronischem Datenaustausch (Electronic Data Interchange, EDI) können Prozesse mit Geschäftspartnern deutlich effizienter gestaltet werden. Dadurch verfügen Mitarbeitende mehr über die knappe Ressource Zeit. EDIGURUS, das Team der Ingenieure für Software, hat sich zum Ziel gesetzt, alle Abläufe rund um den Einsatz von digitaler Kommunikation zwischen Unternehmen so einfach wie möglich zu gestalten.
Im Einkauf fehlt etwa häufig die Zeit, sich um die relevanten Themen zu kümmern, die über die Recherche des günstigsten Angebots hinausgehen, wie beispielsweise die Kategorisierung von A-, B- und C-Lieferanten. Der Einsatz von EDI schafft hier Vorteile. EDIGURUS digitalisiert mithilfe von EDI die Kommunikation mit den Lieferanten. Dadurch wird ermöglicht, die Prüfung und Verbuchung der eingehenden Nachrichten zu automatisieren. Bestellungen müssen nicht mehr manuell ausgestellt und vom Lieferanten nicht mehr manuell erfasst werden.
Dezentrales Netzwerk von mehr als 750 Firmen
EDIGURUS hat ein dezentrales Netzwerk von mehr als 750 Firmen aufgebaut. Die beteiligten Firmen tauschen auf digitalem Weg Geschäftspapiere aus. Das Netzwerk ist dezentral, weil Firmen von mehreren EDI-Providern daran teilnehmen, und die Nachrichten nicht über einen zentralen Punkt laufen. Das Netzwerk arbeitet auf digitalem Weg, weil die beteiligten Firmen entweder per EDI ihre ERP-Systeme direkt angeschlossen haben oder intelligente PDFs zur Kommunikation verwenden. Geschäftspapiere sind die verschlüsselt ausgetauschten Nachrichten. Insgesamt gibt es über 30 verschiedene Nachrichtentypen wie Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferavis, Rechnungen etc.
Im vierten Quartal 2020 wird EDIGURUS zudem einen Service anbieten können, der PDF-Dokumente, z. B. Auftragsbestätigungen, scannt und die wichtigsten Daten – etwa Mengen, Preise und Termine – daraus extrahiert und so die PDFs in EDI-Nachrichten umwandelt. Zunächst wird dieser Service für Lieferanten zur Verfügung stehen.
Bequem in der gewohnten Umgebung arbeiten
Dank der nahtlosen Integration der DOCBOX® in die EDIGURUS-Software greifen Nutzer*innen auf Informationen und Dokumente direkt in ihrer vertrauten Oberfläche zu. Die bekannten Benutzeroberflächen werden um einige DMS-Schaltflächen, Menüs und Optionen der DOCBOX® erweitert. So können umfangreiche Dokumenten-Management-Funktionen beispielsweise direkt aus der ERP-Anwendung heraus realisiert werden: Von der Erstellung, Bearbeitung über die revisionssichere Archivierung nach den gesetzlichen Vorschriften der GoBD bis hin zur bequemen Suche nach bereits im Archiv vorhandenen Dokumenten.
Geschäftsprozesse dank DMS optimieren
Die DOCBOX® sorgt für eine revisionssichere digitale Archivierung von Dokumenten. Mit digitaler Vorgangsbearbeitung und Zusammenarbeit werden medienbruchfreie Prozesse abgebildet. Der in der DOCBOX® integrierte Workflowdesigner transformiert einzelne manuelle Prozesse in dynamische, optimierte und automatisierte Workflows. Diese lassen sich effizient in bestehende Geschäftsprozesse einbinden und verschaffen Unternehmen einen Produktivitäts- und Wertschöpfungsvorsprung.
Die DOCBOX® steht sowohl serverbasiert als auch als Cloud-Lösung zur Verfügung. Alle Dokumente liegen auf einem Server im ISO-zertifizierten Rechenzentrum, jeder DOCBOX®-Kunde verfügt über eine eigene Datenbank. Die Cloud-Version ist absolut identisch zum On-Premises-Modell.
Der DRK-Landesverband Badisches Rotes Kreuz leistet einen unverzichtbaren Dienst am Menschen mit einer breiten Palette an sozialen Dienstleistungen. Man versteht sich selbst als innovative Kraft, die durch kontinuierliches, strukturiertes und zukunftsorientiertes Denken und Handeln den Wohlfahrtsverband in eine wirtschaftlich, inhaltlich und qualitativ gesicherte Zukunft führt. Deshalb liegt es für den Landesverband des Deutschen Roten Kreuzes auch nahe, mit Hilfe eines Dokumenten-Management-Systems das schnelle und koordinierte Handeln des Verbandes zu optimieren.
Die DOCBOX® bildet dabei für das Dokumentenmanagement sowie die Archivierung von digitalen Daten das Rückgrat für zahlreiche Geschäftsprozesse in der Personalverwaltung.
Personalakten werden in der Abteilung schnell und revisionssicher archiviert. Alle Mitarbeiter*innen der Personalabteilung haben nun durch die spezielle Workflow-Funktion der DOCBOX® jederzeit Zugriff auf die aktuellsten Versionen der Personalakten.
Aufgrund der integrierten OCR-Software, mit deren Hilfe die Dokumente beim Archivieren indiziert und verschlagwortet werden, können die Mitarbeiter*innen alle relevanten Informationen schnell wiederfinden.
„Das Archivieren mit der DOCBOX® geht wirklich so einfach, wie Sie es versprochen haben und wir konnten auch tatsächlich nach der kurzen Einweisung sofort loslegen“,
Als weiterer Vorteil erweist sich für den DRK Landesverband die enorme Einsparung an physikalischem Archivspeicherplatz.
Die digitale Personalakte automatisiert Personalprozesse
Der DRK Landesverband hat erkannt, wie vorteilhaft es ist, relevante interne Prozesse digital und elektronisch abzubilden und damit transparenter zu machen. Auf der Basis elektronischer Personalakten lassen sich Abläufe nicht nur automatisieren, sondern vor allem optimieren.
Digitalisierte Dokumente lassen sich mit der DOCBOX® zentral speichern sowie verwalten und können direkt für interne Arbeitsprozesse genutzt werden. Alle benötigten Unterlagen stehen bei Bedarf sofort allen berechtigten Personen zur Verfügung und können zudem stetig erweitert werden.
Die digitale Personalakte schafft Transparenz und Effizienz
Die Vorteile der Digitalisierung der Personalunterlagen mit der DOCBOX® beruhen auf den schnellen Zugriffsmöglichkeiten, dem optimalen Überblick sowie der zentralen Archivierung. Die digitale Personalakte enthält alle personalrelevanten Daten. Die DOCBOX® schafft somit die Basis für effizientes Bewerbermanagement, Weiterbildungsplanung oder Reisekostenabrechnung. Und dies völlig unabhängig von Zeit und Ort.
Datenschutz und Sicherheit haben höchste Priorität
Die digitale Personalakte garantiert die konsequente Einhaltung von Aufbewahrungsfristen und Datenschutzrichtlinien. Die elektronische, revisionssichere Archivierung mit der DOCBOX® schafft Sicherheit. Das DMS ermöglicht durch Workflow-Prozesse automatisierte Benachrichtigungen aller mit bestimmten Prozessen befassten Mitarbeiter*innen und stellt alle relevanten Dokumente in der jeweils aktuellsten Version zur Verfügung. Die DOCBOX® ist browserbasiert und lässt sich problemlos in bereits bestehende Software-Applikationen integrieren.
Die Anforderungen an ein Dokumenten-Management-System (DMS) sind von Branche zu Branche unterschiedlich. In der Gastronomie und Hotellerie etwa fallen Dokumente insbesondere in Form von Bewirtungsbelegen, Rechnungen und Lieferscheinen an. Ohne ein professionelles DMS entsteht so schnell ein hoher manueller Aufwand: von der Suche nach benötigten Dokumenten über die Sortierung aller eingehenden und ausgehenden Belege bis hin zu deren umfangreichen, analogen Archivierung.
Mit der DOCBOX® erzielen Hotel- und Gastronomiebetriebe Zeit- und Produktivitätsvorteile. Diese führen einerseits zu Kosteneinsparungen, beispielsweise durch den Wegfall von Papierarchiven, andererseits zu einem verbesserten Service durch eine hohe Auskunftsfähigkeit sowie durch den Wegfall von Medienbrüchen. Die digitale und revisionssichere Archivierung von Dokumenten und Belegen führt schließlich zu Rechtssicherheit nach den Vorschriften der GoBD.
Flexible Anbindung an bestehende Software-Anwendungen
Viele Betriebe der Hotel- und Gastronomiebranche arbeiten erfolgreich mit ERP-Lösungen, die im Geschäftsalltag zu relevanten Effizienzsteigerungen beitragen. Die DOCBOX® bindet diese Anwendungen über eine Schnittstelle an. Dadurch sind alle Dokumente aus dem Archiv schnell wiederfindbar sowie direkt in der ERP-Software aufrufbar bzw. von dort aus im DMS revisionssicher archivierbar.
Zeitnahe Rechnungseingangsverarbeitung
Die DOCBOX® ermöglicht mithilfe von Workflows eine zeitnahe Kontrolle und Freigabe von relevanten Belegen. Eingangsrechnungen werden automatisch an den oder die autorisierten Mitarbeiter*innen weitergeleitet, kontrolliert und freigegeben.
Lieferscheine von Partnerfirmen sowie Bewirtungsbelege von Gästen können täglich vom Personal eingescannt und im DMS archiviert werden. So sind sie bei Bedarf, etwa bei der Recherche nach einem Lieferantenangebot oder beim Auschecken der Gäste, per OCR-Suche jederzeit schnell wiederfindbar und sorgen so für größtmögliche Transparenz und Rechtssicherheit.
Noch größerer Funktionsumfang für Anwender der DOCBOX®
Anwender der DOCBOX® – das Dokumenten-Management-System mit Wiederfindungsgarantie – profitieren jetzt von der Kooperation mit invoicefetcher®.
Eingangsrechnungen aus der Rechnungsmanagement-Lösung können ab sofort automatisch in der DOCBOX® archiviert werden. Dadurch bietet sich allen Kunden der digitalen Archivierungssoftware eine noch höhere Funktionsvielfalt.
Digitales Rechnungsmanagement
invoicefetcher®, eine zentrale Rechnungs-Management-Software, holt turnusmäßig und vollautomatisch Eingangsrechnungen aus Online-Portalen ab. Steuerberater, Buchhalter, Selbstständige und Unternehmer sparen dadurch Zeit, Geld und Nerven.
Dazu loggt sich invoicefetcher® automatisch bei Online-Portalen wie Google, Facebook, Amazon oder Mobilfunkanbietern ein und lädt die Rechnungen eines definierten Zeitraums herunter. Diese werden anschließend automatisch über eine API-Schnittstelle in die DOCBOX® übertragen.
Dadurch haben Anwender jederzeit alle Rechnungen in ihrem Belegarchiv oder im Rechnungsworkflow. Alle Dokumente werden in der DOCBOX® übersichtlich organisiert und revisionssicher archiviert.
invoicefetcher® ist eine Cloud-Software, die Zeit, Geld und Nerven spart und das Zusammentragen von Belegen organisiert und automatisiert. So können Unternehmen Ressourcen, die sie bisher für das Zusammentragen von Belegen verwenden mussten, in ihr Kerngeschäft investieren.
Verträge, Angebote, Gutachten, pharmazeutische Herstellungsprotokolle, Arztbriefe, QM-Dokumente, Konstruktionszeichnungen, Bescheide, Rechnungen u.v.m. können in der DOCBOX® komfortabel elektronisch signiert werden. Die qualifizierte elektronische Signatur ist die sicherste Variante mit dem höchsten Beweiswert (Schriftform gemäß §126a BGB).
Die Anbindung einer gesetzeskonformen qualifizierten elektronischen Signatur in der elektronischen Langzeitspeicherung ist eine perfekte Ergänzung der DOCBOX® .
Bei der Dokumentation, Archivierung und Kommunikation gewinnt der Einsatz von elektronischen Signaturen zunehmend an Bedeutung. Dank der Kooperation mit dem Berliner Unternehmen secrypt GmbH und deren E-Signaturlösung digiSeal®office lässt sich jedes Dokument in der DOCBOX® nun qualifiziert elektronisch unterschreiben.
Das bedeutet konkret: Das Dokument stammt von der signierenden Person und befindet sich genau in dem Zustand, in dem es signiert wurde.
Im internetbasierten Geschäftsverkehr, in der Kommunikation und bei internen Abläufen muss gewährleistet sein, dass die empfangenen Daten auch tatsächlich vom Absender kommen (Authentizität) und dass sie unverfälscht, also echt sind (Integrität der Inhalte).
Damit erfüllt die qualifizierte elektronische Signatur im Zusammenhang mit elektronischen Dokumenten zwei substanzielle Aufgaben: Die Sicherstellung der Dokumentenintegrität sowie den Urhebernachweis. Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist EU-weit rechtlich einheitlich durch die EU-Verordnung eIDAS-VO geregelt.
Der Einsatz gewährleistet:
- Beweiskraft und Gesetzeskonformität;
- Nachvollziehbarkeit für unabhängige Dritte;
- Standardisierung und Interoperabilität zwischen verschiedenen Akteuren und Systemen.
Die qualifizierte elektronische Signatur weist den Urheber sicher nach und schützt das Dokument vor Manipulationen.
Nach der aktuellen Gesetzgebung sind die mit qualifizierten Signaturen versehenen elektronischen Dokumente in der Regel gleichwertig mit handschriftlich unterzeichneten Dokumenten.
